Power Query se ha consolidado como una herramienta revolucionaria en el ecosistema de Microsoft que está transformando la manera en que las empresas gestionan, transforman y analizan sus datos. Esta potente tecnología de Extracción, Transformación y Carga (ETL) permite a los usuarios conectar con múltiples fuentes de datos, realizar transformaciones complejas y automatizar procesos que antes requerían horas de trabajo manual.

¿Qué es Power Query?

Power Query es un motor de preparación y transformación de datos desarrollado por Microsoft que se integra perfectamente en Excel y Power BI. La herramienta permite a los usuarios importar datos desde una amplia variedad de fuentes, limpiarlos, transformarlos y cargarlos en su destino final de manera eficiente y sin necesidad de conocimientos avanzados de programación.

Esta herramienta utiliza el lenguaje de fórmulas M, un lenguaje funcional que distingue mayúsculas de minúsculas similar a F#, para expresar todas las transformaciones de datos. Sin embargo, la gran ventaja de Power Query radica en su interfaz gráfica intuitiva que permite realizar transformaciones complejas mediante simples clics.

Las Cuatro Fases Fundamentales de Power Query

Power Query opera siguiendo un proceso estructurado de cuatro fases que garantizan un flujo de trabajo optimizado:

Conectar

La fase de conexión permite a los usuarios establecer vínculos con más de 100 tipos de fuentes de datos diferentes. Esto incluye desde archivos locales como Excel y CSV hasta bases de datos empresariales como SQL Server, servicios en la nube como SharePoint y Salesforce, e incluso páginas web y APIs. Durante esta fase, los usuarios pueden especificar detalles de autenticación y autorización necesarios para acceder a los datos.

Transformar

Una vez establecida la conexión, Power Query ofrece un amplio conjunto de herramientas de transformación que incluyen filtros, operaciones de texto, manipulación de fechas y horas, y operaciones de combinación de datos. Los usuarios pueden eliminar duplicados, dividir columnas, cambiar tipos de datos, y aplicar funciones matemáticas y lógicas complejas.

Combinar

Power Query permite integrar datos de múltiples fuentes utilizando diversas técnicas como merge y append. Los usuarios pueden combinar tablas, anexar datos o realizar joins utilizando claves comunes, lo que resulta especialmente útil para crear vistas unificadas de información dispersa en diferentes sistemas.

Cargar

En la fase final, los usuarios especifican dónde almacenar los datos transformados. Pueden cargar la información en hojas de Excel, modelos de Power BI, o crear conexiones que se actualicen automáticamente cuando los datos de origen cambien

Conectividad y Fuentes de Datos

Una de las características más destacadas de Power Query es su capacidad para conectarse a una vasta gama de fuentes de datos. La herramienta soporta conexiones a:

Archivos locales: Excel, CSV, archivos de texto, XML, JSON y PDF
Bases de datos: SQL Server, MySQL, Oracle, Access y otras bases relacionales
Servicios en la nube: SharePoint, OneDrive, Google Drive, Salesforce y Dynamics 365
APIs y servicios web: Conexiones HTTP, REST y servicios OData
Sistemas empresariales: ERP y CRM mediante conectores ODBC y OLE DB

Esta versatilidad permite a las organizaciones crear ecosistemas de datos unificados que integran información de múltiples departamentos y sistemas, proporcionando una fuente única de verdad para la toma de decisiones.

Transformaciones y Funcionalidades Principales

Power Query ofrece un conjunto robusto de funcionalidades que simplifican significativamente el trabajo con datos:

• Limpieza de datos: La herramienta permite eliminar errores, duplicados y valores nulos de manera automática. Los usuarios pueden aplicar filtros avanzados, normalizar formatos de texto y corregir inconsistencias en los datos.
• Transformaciones de texto y datos: Power Query incluye funciones para convertir texto a mayúsculas, minúsculas, aplicar funciones de trim para eliminar espacios extra, y dividir columnas utilizando delimitadores específicos. Estas operaciones son fundamentales para estandarizar información proveniente de diferentes fuentes.
• Manipulación de fechas y números: La herramienta permite convertir formatos de fecha, extraer componentes específicos como año, mes o día, y realizar cálculos complejos con datos numéricos. También puede manejar conversiones de moneda y formatos regionales.
• Operaciones avanzadas: Los usuarios pueden crear columnas condicionales, realizar agrupaciones y agregaciones, transponer tablas y crear funciones personalizadas para casos de uso específicos. También se pueden crear columnas con fórmulas condicionales, formatear hojas de cálculo enteras, y combinar y agregar distintos ficheros. Las oportunidades de trabajo son infinitas.

Ventajas Empresariales de Power Query

La implementación de Power Query en entornos empresariales aporta beneficios significativos que impactan directamente en la productividad y la calidad de los análisis.

Power Query permite automatizar procesos y tareas que tradicionalmente consumían horas de trabajo manual. Una vez configuradas las transformaciones, estas se pueden reutilizar cada vez que se actualicen los datos de origen, eliminando la necesidad de procesos manuales repetitivos.

Al estandarizar los procesos de limpieza y transformación, Power Query minimiza los errores humanos y garantiza la consistencia en el tratamiento de datos. Esto resulta en análisis más precisos y confiables.

La herramienta está diseñada para manejar grandes volúmenes de datos eficientemente, superando las limitaciones tradicionales de Excel en cuanto a número de filas y capacidad de procesamiento.

Además, Power Query facilita la colaboración al permitir que los usuarios compartan consultas y procesos de transformación, promoviendo la consistencia en los análisis entre equipos y departamentos.

Power Query vs Métodos Tradicionales

La comparación entre Power Query y métodos tradicionales como VBA revela ventajas significativas:

• Facilidad de Uso: Power Query no requiere conocimientos de programación, mientras que VBA demanda habilidades técnicas específicas.
• Velocidad de Procesamiento: Power Query supera a VBA en velocidad, especialmente cuando se trata de despivotear conjuntos de datos y realizar transformaciones complejas.
• Estabilidad: La herramienta ha demostrado ser más estable y menos propensa a errores en comparación con soluciones basadas en macros.
• Actualización Automática: A diferencia de VBA, Power Query puede configurarse para actualizar datos automáticamente cuando las fuentes cambian.

Cómo acceder a Power Query a través de Excel en 1 minuto

• Paso 1: Abrir una hoja nueva en Excel y moverse hasta el apartado «Datos» en el menú superior.
• Paso 2: En el menú inferior, hacer click en «Obtener Datos».
• Paso 3: Deslizarse hasta abajo y seleccionar «Iniciar Editor de Power Query»
• Paso 4: ¡Voilá! Ya estás dentro de Power Query en Excel, listo para crear tu primera base de datos, transformar ficheros, agregarlos entre ellos o hacer todo lo que necesites para tener unos datos más claros y estructurados. PD: En otra entrada, te explicaremos como trabajar en Power Query.

Lenguaje M: El Motor Detrás de Power Query

Aunque Power Query ofrece una interfaz visual, todas las transformaciones se expresan mediante el lenguaje M. Este lenguaje funcional permite crear transformaciones complejas y funciones personalizadas para casos de uso específicos. El lenguaje M incluye más de 700 funciones organizadas en categorías como funciones de texto, fecha, tabla, lista y operaciones matemáticas.

Los usuarios avanzados pueden acceder al Editor Avanzado para escribir código M directamente, lo que proporciona un control granular sobre las transformaciones y permite implementar lógica empresarial compleja.

Integración con el Ecosistema Microsoft

Power Query se integra seamlessly con otros productos de Microsoft, creando un ecosistema robusto para el análisis de datos:

Excel

En Excel, Power Query se conoce como «Obtener y Transformar» y está disponible en la pestaña Datos. Los usuarios pueden importar datos transformados directamente en hojas de cálculo o en el modelo de datos de Excel.

Power BI

En Power BI, Power Query forma parte integral del proceso de modelado de datos, permitiendo a los usuarios preparar información antes de crear visualizaciones y reportes.

Otros Productos

La tecnología también está disponible en SQL Server Analysis Services, Azure Data Factory y otros servicios empresariales de Microsoft.

Este artículo se ha redactado con las siguientes fuentes:

• https://learn.microsoft.com/es-es/power-query/power-query-what-is-power-query
• https://learn.microsoft.com/es-es/powerquery-m/
• https://support.microsoft.com/es-es/office/acerca-de-power-query-en-excel-7104fbee-9e62-4cb9-a02e-5bfb1a6c536a
• https://www.simplilearn.com/tutorials/excel-tutorial/power-query-in-excel
• https://www.cosmoconsult.com/es/insights/blog/que-es-power-query-y-para-que-sirve